Microsoft 365 Tools für eine bessere Zusammenarbeit in der hybriden Welt

Sicher ist sicher: DSGVO-konforme Datennutzung und Tipps zum DatenschutzDie Covid-19-Krise hat die Arbeitswelt verändert. Schon heute ist sicher: Home-Office und Remote-Arbeit sind gekommen, um zu bleiben. Laut Gartner wünschen sich 41 Prozent der Beschäftigten auch nach der Corona-Pandemie von zu Hause arbeiten zu können. Doch wie evaluieren Unternehmen, ob die technische Ausstattung den Anforderungen der täglichen Arbeit entspricht? Productivity Score, MyAnalytics und Workplace Analytics sind drei Lösungen, die Unternehmen und Beschäftigte bei der digitalen Transformation unterstützen und dabei helfen, produktiv zu bleiben:

1. Productivity Score

Dieser optionale Dienst von Microsoft 365 hilft der IT, entsprechend der Herausforderungen in dem jeweiligen Unternehmen, das Nutzungsverhalten der Beschäftigten bei Microsoft 365-Diensten besser zu verstehen – mittels des Microsoft Graph, der sich aus der „People Experience“ und der „Technology Experience“ zusammensetzt. Beispiele: Wie nutzen Beschäftigte bestimmte Dienste oder Anwendungen z.B. die gemeinsame Dateiablage in SharePoint (People Experience)? Wie ist die Qualität der Netzkonnektivität für Dienste wie Exchange, SharePoint oder Microsoft Teams (Technology Experience)? Der ermittelte Gesamtscore hilft, passende Maßnahmen einzuleiten, um die Arbeit der Beschäftigten zu erleichtern, Features zu löschen oder zusätzlich freizuschalten etc. Der Productivity Score ist ausschließlich über das Microsoft Admin Center zugänglich und kann entsprechend der Compliance-Richtlinien des Unternehmens aktiviert und wieder deaktiviert werden. Einzelne Beschäftigte gegenüber anderen zu bewerten oder Scores für einzelne Personen zu ermitteln erlaubt das Tool nicht. Und selbstverständlich ist ein Zugriff auf den Score und seine Daten durch Microsoft oder durch Dritte außerhalb des Tenants nicht möglich.

2. MyAnalytics

Dieses in Microsoft 365 integrierte Tool hilft bei einem besseren Time-Management in den vier Kernbereichen Wohlbefinden, Fokus, Netzwerk und Zusammenarbeit aus. Basierend auf der Auswertung macht es automatisch generierte Vorschläge. Stehen beispielsweise besonders viele Besprechungen im Outlook-Kalender, schlägt MyAnalytics Nutzer*innen vor, sich rechtzeitig Fokuszeit für konzentriertes Arbeiten zu blocken. Es unterstützt auch dabei, Aufgaben und E-Mails im Blick zu behalten oder wichtige Kontakte zu pflegen. Ein persönliches Dashboard und wöchentliche E-Mail-Übersichten liefern detaillierte Informationen, wie es um ihre persönliche Auslastung steht, ob die Person ausreichend auf ihr Wohlbefinden achtet und was im Arbeitsalltag die meiste Zeit raubt. Die Beschäftigten entscheiden selbst, ob sie die Analysefunktion für sich nutzen möchten oder nicht. Die Ergebnisse stehen nur dieser Person zur Verfügung und können nicht durch IT, Führungskräfte, Microsoft oder andere Dritte außerhalb des Tenants eingesehen werden. Auch MyAnalytics ist ein optionaler Dienst von Microsoft 365, der von Administrator*innen für ihre Organisation freigeschaltet werden muss.

3. Workplace Analytics

Dieser optionale Dienst von Microsoft 365 erweitert die Idee von MyAnalytics auf Unternehmensebene. Das Tool ist an Entscheidungsträger*innen – an Geschäftsführung, Abteilungs- und Teamleiter*innen in Unternehmen gerichtet. Es ermöglicht die Metadaten in Online-Diensten wie Exchange, Microsoft Teams oder SharePoint für die Lösung strategischer oder organisatorischer Herausforderungen in der täglichen Arbeit zu nutzen. So zeigt Workplace Analytics beispielsweise auf, welche Teams häufig miteinander kommunizieren, wo im Unternehmen die Kommunikationsstränge verlaufen, wie die Zusammenarbeit aus organisatorischer Perspektive funktioniert und womit welches Team wie viel Zeit verbringt. Das kann beispielsweise bei der Raumplanung hilfreich sein: Führungskräfte können so identifizieren, welche Teams räumlich nah beieinandersitzen sollten, um den täglichen Austausch zu vereinfachen. Außerdem hilft das Tool dabei die Arbeitsbelastung bestimmter Unternehmensbereiche frühzeitig zu erkennen und entsprechend gegenzusteuern. Bei diesem Prozess orientierten Tool werden Inhalte oder Dateianhänge der Kommunikation selbstverständlich nicht ausgewertet.

Sie haben Fragen und brauchen konkrete Hilfe bei einer DSGVO-konformen Installation von Tools wie Microsoft Teams? Dann rufen Sie uns an, wir helfen Ihnen gerne.

 

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