Microsoft Teams & Co

Sicher ist sicher: DSGVO-konforme Datennutzung und Tipps zum DatenschutzMicrosoft Teams & Co: Wie Corona auch 2021 unsere Meeting-Kultur verändert

Wissensarbeiter und Experten sind sich inzwischen sicher: Auch nach Corona wird das Homeoffice bleiben. Der IT-Verband Bitkom prognostiziert, dass nach der Pandemie 35 Prozent aller berufstätigen Deutschen zumindest tageweise zu Hause arbeiten werden, doppelt so viele wie vor Corona.

Aktuelle Umfragen des IT-Verbands Bitkom sowie des Fraunhofer-Instituts für Angewandte Informationstechnik (FIT) bestätigen zwar, dass die meisten Wissensarbeiter sich zu Hause zufriedener und produktiver einschätzen als im Büro, aber eines wird von der Mehrheit der Befragten vermisst: Der Kontakt zu Kollegen, der spontane Austausch sowie Kreativsitzungen in größerer Runde. Um das zu verbessern, gibt es verschiedene Ansätze und Trends:

Bessere Hardware-Voraussetzungen schaffen für hybrides Arbeiten.
Headsets, Webcams und große Bildschirme sorgen für besseren Ton und Bild in Videokonferenzen als ein Notebook. Wichtigster Vorteil: Worte und Mimik des Gegenübers können leichter erfasst werden. Gespräche werden dadurch weniger anstrengend und vielleicht auch spontaner und natürlicher.

Virtuelle Meetings.
Hier vergisst man schneller als im klassischen Videocall, dass das Treffen nur in der digitalen Welt stattfindet. VR-Headsets mit sehr gutem 3D-Ton schaffen mehr Präsenzgefühl und man ist fokussierter. Auch Microsoft hat bereits 2017 den VR-Meeting-Pionier Altspace übernommen und arbeitet an entsprechenden Lösungen. Besonders aktiv im Bereich VR ist momentan auch Facebook.
Problematisch ist hier noch die limitierte Hardware-Auswahl: PC-Sets erfordern einen teuren Gaming-PC, VR-Brillen einen Facebook-Account. Außerdem kritisieren User, dass die Brillen zu klobig seien und die Mimik fehle. VR-Avatare können bisher nur den Mund beim Sprechen bewegen. In die Headsets integrierte Kameras sollen in Zukunft dieses Problem lösen. Hier wird in Zukunft vermutlich sehr viel passieren.

Anpassung und Erweiterung der Software.
Aktuelle Meeting-Software-Programme wie Microsoft Teams wurden für Angestellte entwickelt, die an getrennten globalen Standorten sitzen, nicht aber allein zu Hause. Aus Sicht der Wissenschaftler fehlt es daher an mehr „Gruppenwahrnehmung“. Was tun die Kollegen gerade? Wie könnte ich meine eigene Arbeit an die Aktivitäten der Teammitglieder anpassen, beispielsweise bei einem gemeinsamen Projekt? Störe ich gerade? Oder ist es gerade ein guter Zeitpunkt für ein Gespräch? Das Prinz’ Institut entwickelte schon in den Neunzigerjahren eine Anwendung, die aus Metadaten eine Art Landkarte generierte, die anzeigte, welche Teammitglieder gerade an welchen Projekten arbeiten. In dieser Welt konnte man frei navigieren. Trafen sich zwei Mitarbeiter auf einem Feld, wurde automatisch eine Videokonferenz gestartet. Solche Modelle rücken nun wieder in den Fokus. Besondere Herausforderung dabei: Datenschutz muss gewährleistet sein und Leistungskontrolle vermieden werden.

Unsere Tipps für das Hier und Jetzt …
Bisher hatte nur Harry Potter Die Karte des Rumtreibers, vielleicht haben wir ja bald alle so eine im Smartphone? Bis es soweit ist, dass wir alle mit optimierter Software, besserer Hardware, wie beispielsweise einer Augmented-Reality-Brille, ausgerüstet sind, empfehlen wir für den Moment: Begrenzen Sie die Teilnehmerzahl bei Videokonferenzen auf vier bis fünf Leute. Sobald mehr Personen teilnehmen, das zeigen alle Umfragen und Ergebnisse, schalten die ersten nach ein paar Minuten innerlich ab. Der einzige Vorteil von zu großen Meetings: Unnötige Meetings können wenigstens produktiv genutzt werden.

Und vor allem: Nutzen Sie das gesamte Potential, das in Anwendungen wie Microsoft Teams steckt.
Ein Großteil der Software wird nicht genutzt und die Chance, Meetings attraktiver und abwechslungsreicher zu gestalten, wird verschenkt. In unseren Microsoft Teams Workshop zeigen wir Ihnen alle Möglichkeiten und beantworten alle Fragen rund um die Software. Sie haben immer noch kein Microsoft Teams für Unternehmen? Dann rufen Sie uns an. Ob Lizenzierung, Installation oder Schulung – Wir sind immer für Sie da.

Sie haben Fragen und brauchen konkrete Hilfe bei einer DSGVO-konformen Installation von Tools wie Microsoft Teams? Dann rufen Sie uns an, wir helfen Ihnen gerne.

Wir helfen Ihnen hier gerne weiter.

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